Jak wdrożyć narzędzia bez angażowania specjalistów
Przykładowo: właśnie założyliśmy działalność gospodarczą i potrzebujemy programu do księgowania, by móc wystawić pierwszą fakturę za realizowane zlecenie. Korzystając z chmury, nie kupujemy programu i nie instalujemy go na swoim komputerze, lecz wykupujemy miesięczny dostęp do usługi i korzystamy z oprogramowania online. Chmurę z narzędziami dla przedsiębiorców można porównać do Netflixa – w cenie miesięcznego abonamentu mamy dostęp do całej bazy bez konieczności pobierania jej na dysk.
W przypadku małych przedsiębiorstw wdrożenie narzędzi dostępnych w chmurze to tak naprawdę formalność, a całość sprowadza się do założenia konta i opłacenia usługi na platformie oferującą ją. Nie musimy zatrudniać specjalisty IT, konfigurować komputerów ani tracić czasu na instalowanie oprogramowania. Po rejestracji konta logujemy się w panelu i od razu mamy dostęp do księgowości, systemu zarządzania relacjami, poczty elektronicznej, czy profesjonalnych analiz.
Model subskrypcyjny zamiast jednorazowej inwestycji
Dzięki rozwiązaniom chmurowym nie ponosimy kosztu implementacji i wdrożenia, ale przede wszystkim unikamy olbrzymich kosztów jednorazowych, które w przypadku małych firm mogą spowolnić start. Dzięki comiesięcznej subskrypcji rzędu kilkudziesięciu złotych, pieniądze, które pochłonąłby zakup oprogramowania możemy przeznaczyć na marketing lub inne, fundamentalne obszary naszej działalności. Model, w którym płacimy comiesięczny abonament za usługę jest korzystny również w długiej perspektywie. Narzędzia, z których korzystamy w chmurze są aktualizowane bez dodatkowych kosztów, a w przypadku jakiejkolwiek awarii koszt serwisu również nie leży po naszej stronie.
Warto przy tym zauważyć, że koszty księgowości w modelu chmurowym są znacznie niższe niż przy tradycyjnym zakupie licencji na własność. Przedsiębiorca płaci wyłącznie za faktyczne użytkowanie, bez ryzyka utraty wartości oprogramowania w przypadku zmiany profilu działalności.
Możliwość dostosowania zasobów do bieżących potrzeb
Niewątpliwą zaletą korzystania z narzędzi dostępnych w chmurze jest ich elastyczność i skalowalność. Jeśli Twój biznes gwałtownie zacznie rosnąć, to możesz być pewien, że infrastruktura programów do zarządzania firmą, z których korzystasz w modelu chmurowym, nie będzie Cię spowalniać. Nagły skok liczby wprowadzanych danych, archivizowanych dokumentów, kolejnych kontrahentów, czy pracowników, którzy korzystają z oprogramowania nie jest problemem. Wielkość chmury i liczbę korzystających z niej osób możesz swobodnie zwiększać według potrzeb.
Ta cecha jest szczególnie cenna w sezonie intensywnych zamówień lub przy realizacji większego projektu – nie musisz inwestować w droższą wersję oprogramowania na stałe, lecz tymczasowo rozszerzasz pakiet, a po zakończeniu okresu zwiększonego obciążenia wracasz do podstawowego abonamentu.
Praca zespołowa bez przesyłania plików
Największą zmorą w trakcie grupowej pracy nad projektem jest nanoszenie poprawek i przesyłanie sobie kolejnych wersji dokumentu. Przy którejś korekcie tekstu czasami już trudno dojść do tego, kto miał jakie uwagi i które elementy powinny zostać, a które być zmienione. Pracując w chmurze nie ma chaosu związanego z przesyłaniem sobie pliku (który bywa, że w trakcie zmienia format), a cofnięcie się do poprzedniej wersji lub sprawdzenie, kto naniósł jakie zmiany, wymaga jednego kliknięcia.
Ponadto wszyscy członkowie zespołu widzą aktualne dane w czasie rzeczywistym – nie ma sytuacji, w której ktoś pracuje na przestarzałej wersji dokumentu. To oszczędza nie tylko czas, ale także zapobiega pomyłkom i duplikacji pracy.
Zarządzanie firmą z każdego urządzenia
Z chmury możesz korzystać nie tylko na komputerze, ale również na tablecie i na smartfonie, dzięki czemu możesz zarządzać swoją firmą z każdego miejsca na Ziemi. Z Barcelony, z Bangkoku lub ze swojej kanapy.
Wystarczy stabilne łącze internetowe, by wystawić fakturę, sprawdzić stan magazynu, zweryfikować płatność kontrahenta czy odpowiedzieć na zapytanie ofertowe. Dla właścicieli małych firm, którzy często łączą wiele ról i nie siedzą przez osiem godzin przy biurku, taka mobilność jest nieoceniona.
Bezpieczeństwo danych na poziomie niedostępnym dla małych firm
Zdarzyła Ci się kiedyś niespodziewana awaria dysku twardego? Albo zalanie laptopa kawą podczas intensywnej pracy na projektem? Przechowując dane w chmurze, zniszczenie fizycznego nośnika danych już nie kładzie się cieniem na funkcjonowaniu całej firmy. To wciąż przykra sytuacja, ale bez nieodwracalnych konsekwencji w postaci utraty danych. Wszystko nad czym pracujesz, wszystkie firmowe dokumenty są zabezpieczone zarówno przed awarią sprzętu w Twojej firmie jak i przed atakami hakerskimi. Możesz spać spokojnie i nie martwić się o backup.
Dostawcy usług chmurowych inwestują w zabezpieczenia na poziomie niedostępnym dla typowego przedsiębiorcy – redundancja serwerów, szyfrowanie transmisji, wielopoziomowa autoryzacja, regularne audyty bezpieczeństwa. Małe firmy, które próbują samodzielnie zabezpieczyć dane na własnych serwerach lub komputerach, rzadko dysponują porównywalnym poziomem ochrony.
Integracja procesów w jednym miejscu
Czas to pieniądz, z chmurą masz go więcej. Korzystając z systemu ERP w chmurze – enterprise resource planning (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) – zarządzanie firmą sprowadza się do korzystania z jednej aplikacji. Zarówno obsługujesz w niej zamówienia, zlecasz dostawy jak i zarządzasz pracownikami. Bez potrzeby przenoszenia danych, przelogowywania się i wysyłania dziesiątek maili.
Dzięki centralizacji informacji wszystkie działy firmy mają dostęp do tych samych, aktualnych danych. Dział sprzedaży widzi stan magazynu w czasie rzeczywistym, dział logistyki otrzymuje automatyczne powiadomienia o nowych zamówieniach, a księgowość ma bieżący wgląd w faktury i płatności. Eliminuje to potrzebę ręcznego uzgadniania informacji między działami, co jest częstym źródłem błędów i opóźnień.
Przykłady konkretnych oszczędności czasu
- Automatyczne generowanie faktur na podstawie zamówień – zamiast ręcznego przepisywania danych
- Synchronizacja stanów magazynowych z platformami sprzedażowymi – brak oversellingu
- Automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach płatności – mniej wezwań do zapłaty
- Generowanie raportów sprzedażowych jednym kliknięciem – zamiast zbierania danych z kilku źródeł
Możliwość przetestowania bez zobowiązań finansowych
COMARCH ERP XT (testuj za darmo na https://www.erpxt.pl) to nowoczesny pakiet do zarządzania własną firmą działający w modelu chmurowym. Pozwala na proste i wygodne wystawianie faktur, zarządzanie dokumentami, obsługę klientów, kontrolę stanu magazynu, generowanie raportów, prowadzenie sklepu internetowego i wiele więcej. Co dokładnie? Przekonaj się sam, korzystając z narzędzi w Chmurze Comarch w trakcie okresu próbnego zupełnie za darmo!
Okres testowy to okazja, by sprawdzić czy interfejs jest intuicyjny dla Twoich pracowników, czy funkcjonalności odpowiadają specyfice Twojej branży i czy system rzeczywiście usprawni codzienną pracę. Dopiero po pozytywnej weryfikacji podejmujesz decyzję o wykupieniu abonamentu – bez ryzyka utraty pieniędzy na niewłaściwie dobrany program.
