środa, 30 listopada 2022
HotMoney

Elektroniczny obieg dokumentów – pozbądź się problemu zagubionych dokumentów

mężczyzna pracujący przy komputerze

Zautomatyzowany i elektroniczny system obiegu dokumentów to sposób nie tylko na usprawnienie dostępu i przyśpieszenie przesyłu dokumentów pomiędzy pracownikami, poszczególnymi komórkami czy oddziałami firmy, ale także na pozbycie się problemu zagubionych dokumentów. Zobacz, jak Comarch DMS ułatwia codzienną pracę z dokumentami w firmie.

Koniec z papierologią

Przepowiednia Alvina Tofflera z końca lat siedemdziesiątych XX wieku o biurach bez papieru przedstawiona w książce „Trzecia fala” materializuje się na naszych oczach. Dzięki rozwojowi technologii internetowych oraz oprogramowania takiego jak Comarch DMS firmy mogą się uwolnić od żmudnego procesowania dokumentów (faktury, zamówienia, umowy, wnioski itp.) oraz od zarządzania zadaniami poprzez maile, edytory tekstu czy arkusze kalkulacyjne.

Comarch DMS – dlaczego warto?

Niezależnie czy pracujesz z biura, czy z domu, a może swoje obowiązki zawodowe wypełniasz w terenie w ramach spotkań z Klientami, z pomocą Comarch DMS możesz dodawać, opisywać czy akceptować dokumenty z dowolnego miejsca i urządzenia – program może pracować w trybie stacjonarnym desktop, przeglądarki www oraz aplikacji na iOS i Android. To intuicyjne narzędzie, które współpracuje z każdym systemem ERP. Comarch DMS ułatwia pracę z dokumentami w różnych obszarach:

  • Digitalizacja firmy – przeniesienie dokumentów i procesów do sfery cyfrowej pozwala pozbyć się problemu zagubionych dokumentów. Kartka może ulec zniszczeniu, zabrudzeniu czy zaginięciu, natomiast plik komputerowy jest zawsze dostępny dla wszystkich zainteresowanych. Ponadto implementując to oprogramowanie, pracownicy nie muszą już poszukiwać dokumentów po firmie, mają stały dostęp do oryginałów dokumentów i informacji o danym zadaniu. Dzięki technologii OCR proces wprowadzania dokumentów do systemu jest szybki i prosty.
  • Integracja z ERP – dzięki możliwości współpracy z systemami ERP, użytkownicy mogą szybko i sprawnie tworzyć dokumenty (np. faktury kosztowe w rejestrze VAT) oraz korzystać z danych kontrahentów zawartych w bazach systemów ERP.
  • Elektroniczne Repozytorium – dzięki tej funkcji pracownicy nie będą tracić cennego czasu na wyszukiwanie dokumentów w papierowym archiwum czy na dysku komputera. Elektroniczne repozytorium umożliwia dowolne zarządzanie strukturą archiwum, uprawnieniami czy polami opisującymi dokumenty. Każdy użytkownik Comarch DMS ma dostęp do wszystkich typów dokumentów z dowolnego miejsca. Ponadto program zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów.
  • Platforma LowCode – wybierając Comarch DMS nie musisz dostosowywać się do schematu działania oferowanego przez program, to system dopasuje się do Twoich potrzeb. Graficzny konfigurator procesów pozwala na utworzenie lub zmodyfikowanie istniejącego procesu, tak, aby stał się on jeszcze efektywniejszy.

Podsumowanie

Wraz z digitalizacją gospodarki elektroniczny obieg dokumentów staje się obowiązującym standardem. Dzięki niemu można nie tylko przyśpieszyć obieg dokumentów, ale także pozbyć się problemu zagubionych dokumentów. Jeśli raz wprowadzimy dokument do systemu, to nie ma szansy, aby zaginął. Warto także pamiętać, że przechodząc na elektroniczny obieg dokumentów, będziemy zużywać mniej papieru. Skorzysta na tym nie tylko budżet firmy, ale także środowisko.

1 komentarz

  1. czarny bez pisze:

    Moim zdaniem elektroniczny obieg dokumentów powinien być obowiązkiem w urzędach i przedsiębiorstwach. Nie tylko dużo by to usprawniło, ale też pozwoliło zmniejszyć skalę oszustw

Dodaj Twój komentarz