wybór profesjonalnej obsługi księgowej
Zatrudnienie księgowego na etat wiąże się ze sporym miesięcznym wydatkiem. Dlatego lepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy okaże się zlecenie obsługi finansowej biuru rachunkowemu. Sprawdzamy, ile kosztuje prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe i na co zwrócić uwagę przy wyborze.
- Profesjonalna obsługa księgowa
- Zakres oferowanych usług rachunkowych
- Koszty księgowości dla mikroprzedsiębiorstw
- Wycena pełnej obsługi księgowej
profesjonalna obsługa księgowa
Wynajęcie biura rachunkowego to jeden z najskuteczniejszych sposobów na profesjonalne prowadzenie księgowości bez zatrudniania księgowego na etat. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć pomyłek i nieścisłości w rachunkach firmy, a jednocześnie obniża miesięczne koszty stałe przedsiębiorstwa. Ile za to zapłacimy? Koszty są bardzo zróżnicowane — zależą głównie od rodzaju usług księgowych oraz samego rodzaju księgowości, którą prowadzimy.
Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy outsourcing księgowości to rozwiązanie ekonomicznie uzasadnione. W przypadku małych i średnich firm odpowiedź jest zazwyczaj twierdząca — eliminujemy koszty wynagrodzenia, składek ZUS, przestrzeni biurowej oraz szkoleń dla pracownika etatowego.
zakres oferowanych usług rachunkowych
Zakres usług obejmuje na przykład czynności księgowo-podatkowe, czyli m.in. prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów, ksiąg rachunkowych czy przygotowywanie rejestrów VAT i deklaracji podatkowych. Inną ofertą są usługi kadrowo-płacowe, polegające na przykład na przygotowywaniu umów cywilnoprawnych, rozliczaniu czasu pracy czy ustalaniu wymiaru urlopu.
Ponadto niektóre biura rachunkowe zajmują się także doradztwem finansowo-biznesowym — podpowiadają, jak ograniczać zobowiązania podatkowe, jak skonfigurować finanse, jaką formę prawną działalności wybrać lub jak zabezpieczyć firmę ubezpieczeniowo. Warto zwrócić uwagę, że doradztwo nie jest usługą standardową i często wyceniane jest osobno, poza stałym abonamentem miesięcznym.
Na cenę prowadzenia księgowości ma wpływ także jej rodzaj, czyli mała lub pełna księgowość. Jak można się domyślać, ta pierwsza jest o wiele tańsza — szczegóły poniżej.
podstawowe usługi w ramach abonamentu miesięcznego
Typowy abonament w biurze rachunkowym dla małej firmy obejmuje:
- przygotowanie i wysyłka deklaracji VAT-7 lub VAT-7K
- sporządzanie deklaracji PIT lub CIT
- prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów
- bieżące konsultacje telefoniczne lub mailowe
- reprezentacja w przypadku kontroli US (za dodatkową opłatą w niektórych biurach)
koszty księgowości dla mikroprzedsiębiorstw
Na początku warto zaznaczyć, że prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe jest mniej kosztowne niż zatrudnienie księgowego na etat wraz ze wszystkimi składkami i zobowiązaniami pracodawcy. W przypadku małej księgowości koszty związane z wynajęciem biura rachunkowego zazwyczaj zaczynają się już od 100 zł miesięcznie. W tej cenie możemy liczyć na pełną dokumentację księgowo-rachunkową, czyli prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów, rozliczeń podatkowych, a także ksiąg handlowych.
Trzeba jednak pamiętać, że taka księgowość w małej firmie ma także słabe strony. Do wad biur rachunkowych należy to, że nie ponoszą one żadnej odpowiedzialności prawnej za swoje działania — błędne rozliczenia mogą skutkować sankcjami nałożonymi na firmę. Za ewentualne błędy w rozliczeniach odpowiada przedsiębiorca, dlatego warto wybrać sprawdzone biuro z dobrymi referencjami.
jak weryfikować wiarygodność biura rachunkowego
Przed podpisaniem umowy zwróć uwagę na następujące elementy:
- referencje od innych przedsiębiorców — najlepiej z tej samej branży
- doświadczenie księgowych w danym rodzaju działalności
- transparentność cennika — brak ukrytych opłat dodatkowych
- dostępność konsultacji — godziny pracy, możliwość szybkiego kontaktu
- posiadanie ubezpieczenia OC zawodowego przez księgowych
wycena pełnej obsługi księgowej
Prowadzenie pełnej księgowości dotyczy spółek akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością, obcokrajowców prowadzących w Polsce swoją działalność, a także przedsiębiorców, których firmy uzyskały przychody wyższe niż 2 mln euro w ostatnim roku. Wszystkie z tych firm muszą liczyć się z wyższymi opłatami za prowadzenie księgowości. Ceny takiej usługi również są bardzo zróżnicowane. Zależą m.in. od ilości dokumentów do rozliczenia, ilości pracowników i specyfiki prowadzonej działalności.
Dla przykładu, wykupienie abonamentu na kilka miesięcy w biurze rachunkowym (zawierającego podstawowe usługi) może kosztować 400 złotych miesięcznie przy 50 dokumentach do rozliczenia. Im więcej dokumentów do rozliczenia, większa liczba zatrudnionych czy bardziej skomplikowane rozliczenia podatkowe — tym wyższa cena prowadzenia pełnej księgowości przez biuro rachunkowe.
dodatkowe koszty w pełnej księgowości
Poza stałym abonamentem przedsiębiorcy muszą uwzględnić koszty dodatkowe, które mogą się pojawić w trakcie roku:
- sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego — od 500 do 2000 zł
- obsługa kontroli skarbowej lub ZUS — od 300 zł za godzinę
- badanie bilansu przez biegłego rewidenta (jeśli wymagane) — od kilku do kilkunastu tysięcy złotych
- korekty deklaracji i błędów z poprzednich okresów — od 200 zł za korektę
- analiza opłacalności podatkowej i optymalizacja rozliczeń — od 500 zł
negocjowanie warunków współpracy
Warto pamiętać, że ceny biur rachunkowych nie są sztywne. Przedsiębiorca może negocjować warunki współpracy, szczególnie gdy:
- zobowiązuje się do wieloletniej współpracy
- płaci z góry za kilka miesięcy
- poleca biuro innym firmom
- ma uporządkowaną dokumentację i terminowo dostarcza dokumenty
Profesjonalne biuro rachunkowe powinno oferować elastyczne podejście do klienta i dostosowywać pakiet usług do rzeczywistych potrzeb firmy, zamiast narzucać sztywne cenniki obowiązujące wszystkich bez wyjątku.
