Kupujący często wracają do sklepu po fakturę dopiero po upływie pewnego czasu. Pojawia się wtedy problem: paragon zaginął lub został wyrzucony. Czy przedsiębiorca może w takiej sytuacji wystawić dokument potwierdzający transakcję? Poniżej odpowiadamy na pytania związane z wystawianiem faktur bez posiadania oryginalnego potwierdzenia zakupu.
- Obowiązek wystawienia faktury przez sprzedawcę
- Wystawienie faktury bez posiadania potwierdzenia zakupu
- Terminy związane z wystawianiem faktur
Obowiązek wystawienia faktury przez sprzedawcę
Obowiązek wystawienia faktury powstaje przede wszystkim wtedy, gdy nabywcą jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Transakcje między przedsiębiorcami wymagają zawsze dokumentacji w postaci faktury — przepisy nie pozostawiają tu przestrzeni na uznaniowość.
W przypadku sprzedaży dla osób fizycznych sytuacja wygląda inaczej. Podstawowym dokumentem potwierdzającym zakup jest paragon fiskalny, wydrukowany z kasy rejestrującej. Obowiązek stosowania kas rejestrujących dotyczy sprzedawców realizujących transakcje na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowanych. Cel wprowadzenia tego wymogu jest jednoznaczny: zapewnienie przejrzystej ewidencji każdej transakcji.
Paragon stanowi dowód sprzedaży, ale na wyraźne żądanie kupującego sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę. Zgłoszenie takiej potrzeby musi jednak nastąpić w określonym terminie — kwestię tę wyjaśniamy w kolejnych fragmentach artykułu.
Czy możliwe jest otrzymanie faktury po zgubieniu paragonu? Sprawdzamy, co na ten temat mówią aktualne przepisy.
Wystawienie faktury bez posiadania potwierdzenia zakupu
Przepisy stanowią, że jeśli sprzedaż została zarejestrowana na kasie fiskalnej, do kopii faktury trzeba dołączyć paragon. Wymóg ten wynika z zasady unikania podwójnego opodatkowania. Podatnik odprowadza VAT zarówno z paragonu, jak i faktury — jeśli jednak przedstawi dowód, że oba dokumenty dotyczą tej samej transakcji, unika konieczności podwójnego rozliczenia podatku, co byłoby dla niego niekorzystne. Z tego powodu wielu sprzedawców odmawia wystawienia faktury bez posiadania paragonu i ma do tego podstawę prawną. Istnieją jednak wyjątki.
Jeśli sklep korzysta z kasy rejestrującej wystawiającej bezpośrednio faktury, dokument ten jest jedynym potwierdzeniem transakcji. Podobnie dzieje się, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są od razu ujmowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. W takich przypadkach wystawienie faktury następuje jednak już w momencie dokonywania zakupu, co eliminuje problem późniejszego zgłoszenia.
Sytuacja jest znacznie prostsza, gdy płatność za zakupy została zrealizowana kartą płatniczą lub przelewem. Potwierdzenie z terminala lub wyciąg bankowy stanowią wystarczający dowód transakcji. Sprzedawca może wówczas wystawić fakturę bez konieczności przedstawienia paragonu fiskalnego.
Terminy związane z wystawianiem faktur
Przepisy określają maksymalny termin wystawienia faktury na 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży. To podstawowy termin wynikający bezpośrednio z ustawy o VAT.
Zdarza się, że kupujący nie pamięta o złożeniu wniosku o wystawienie faktury od razu po transakcji. Ustawa daje jednak dodatkowy czas. Jeśli zgłoszenie nastąpi w ciągu trzech miesięcy od momentu zakupu, sprzedawca musi przygotować ten dokument. Po upływie tego okresu wystawienie faktury zależy wyłącznie od jego decyzji. Warto jednak pamiętać, że część sprzedawców może wymagać przedstawienia dodatkowych dokumentów potwierdzających zakup, takich jak potwierdzenie płatności kartą lub wyciąg z rachunku bankowego.
Kwestie związane z dokumentacją sprzedaży mogą nastręczać trudności zarówno przedsiębiorcom, jak i konsumentom. Znajomość przepisów pozwala uniknąć nieporozumień i sprawnie dopełnić formalności związane z ewidencją zakupów.
