Inwentaryzacja to jedna z ważniejszych czynności dokonywanych w przedsiębiorstwach. Obowiązek jej przeprowadzania został opisany w ustawie o rachunkowości. Czym jednak jest inwentaryzacja? Na czym polega? Po co w ogóle wykonuje się inwentaryzację?
- Czym jest inwentaryzacja?
- Jakie są cele inwentaryzacji?
- Jakie są rodzaje inwentaryzacji?
- Jak przeprowadza się inwentaryzację?
- Jakie są metody inwentaryzacji?
Czym jest inwentaryzacja?
Mówiąc najprościej, inwentaryzacja to inaczej zespół czynności mających na celu ustalenie faktycznego stanu składników majątkowych, rzeczowych i pieniężnych, a także porównanie tego spisu ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Inwentaryzację wykonuje się przed sporządzeniem sprawozdania finansowego, a także w celu rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Co za tym idzie, inwentaryzacja powinna być wykonywana co najmniej raz do roku.
Jakie są cele inwentaryzacji?
Przede wszystkim jest to zestawienie listy ewidencyjnej ze stanem faktycznym i doprowadzenie do ich zgodności. Poza tym, jest to istotne, by zamknąć księgi rachunkowe, zapewnić ich rzetelność, a także wiarygodność sprawozdań finansowych. Inna kwestia to także rozliczenie każdej osoby, która za posiadane przez firmę mienie odpowiadała. Ważne jest również to, by dzięki inwentaryzacji przeciwdziałać nieprawidłowościom związanych z gospodarowaniem tym majątkiem (nagłe zniknięcia, zniszczenia, wpisane zbyt wysokie koszty w stosunku do stanu faktycznego lub odwrotnie). Pozwala to także ocenić przydatność posiadanych rzeczy, które zostały objęte spisem.
Jakie są rodzaje inwentaryzacji?
Inwentaryzacja dzieli się ze względu na różne jej rodzaje w zależności od czasu czy typu. Może więc być systematyczna, cykliczna, okazjonalna lub doraźna (niezapowiedziana). Poza tym, jest jeszcze inwentaryzacja pełna lub częściowa, rozliczeniowa lub szacunkowa, kontrolna lub przeglądowa, roczna lub kwartalna, zdawczo-odbiorcza, nadzwyczajna lub ciągła.
Jak przeprowadza się inwentaryzację?
Inwentaryzacja określona jest przez szereg zasad, którymi trzeba się kierować, aby została ona przeprowadzona w sposób prawidłowy i rzetelny. Przede wszystkim trzeba dokonać spisu wszystkich składników majątku posiadanych przez daną jednostkę. Po drugie, należy dokonać ich dokładnej wyceny, a także wyciągnąć informacje związane z posiadanymi środkami pieniężnymi. W kolejnym kroku, konieczne jest sprawdzenie dokonanego spisu z dokumentami, by ustalić stan faktyczny wyjaśnić przyczyny niedoborów oraz wskazać sposób na usunięcie nieprawidłowości.
Inwentaryzacja powinna być zgodna z zasadą terminowości i częstotliwości, czyli zgodnie z planem i terminem zgodnym z ustawą. Istotna jest także zasada podwójnej kontroli, czyli sprawdzenie danej rzeczy przed jej wpisaniem do księgi ewidencji. Poza tym jest też zasada „zamkniętych drzwi”, czyli obowiązek wykonania inwentaryzacji w momencie, gdy placówka jest zamknięta i niedostępna. Liczy się także zasada kompleksowości i kompletności, czyli obejmowanie spisem wszystkiego, zarówno to, co zostało wpisane do ewidencji, jak i nie zostało, ale jest na stanie.
Jakie są metody inwentaryzacji?
Możemy mieć tutaj do czynienia z trzema metodami inwentaryzowania majątku. Po pierwsze jest to spis z natury, czyli porównanie każdej rzeczy bezpośrednio z księgami ewidencyjnymi. Po drugie jest to uzgodnienie ze stanem firmowych kont bankowych, do potwierdzenia prawidłowości pieniężnych zgodnych ze stanem w księgach ewidencyjnych. Trzecia metoda to porównanie ksiąg rachunkowych z dokumentami i ich weryfikacja.
