Rzeczywistość biznesowa bywa nieprzewidywalna i to co jeszcze wczoraj wydawało się pod kontrolą, dziś może przerodzić się w ciężar finansowy lub organizacyjny. Nadmiar obowiązków, kłopoty w życiu prywatnym czy spadek zamówień to tylko część powodów, dla których przedsiębiorcy rozważają tymczasowe wstrzymanie aktywności firmy.
Zawieszenie działalności gospodarczej stanowi racjonalne wyjście w momencie braku płynności finansowej, kiedy stałe koszty przewyższają możliwości regulowania zobowiązań. Osoby prowadzące jednoosobowe przedsiębiorstwa często napotykają okoliczności losowe — choroba, wypadek, konieczność opieki nad bliskimi — które uniemożliwiają prowadzenie bieżących spraw. Rozwiązanie to sprawdza się również przy działalności sezonowej, gdzie przez kilka miesięcy w roku przychody spadają do zera.
Zmiany wprowadzone w kwietniu 2018 roku
W kwietniu 2018 roku weszły w życie przepisy ułatwiające zawieszenie działalności przedsiębiorcom zatrudniającym pracowników. Do tego momentu możliwość tę przewidziano wyłącznie dla jednoosobowych działalności bez etatowych zatrudnionych.
Nowe regulacje pozwalają zawiesić firmę nawet wtedy, gdy zatrudniamy osoby przebywające na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub wychowawczym. To istotne odciążenie właścicieli, którzy wcześniej musieli wybierać między zamknięciem firmy a uciążliwym utrzymywaniem statusu aktywnego przedsiębiorcy mimo braku realnej działalności.
Obecnie właściciel może zawiesić działalność bezterminowo, bez górnej granicy trwania zawieszenia. Minimalny okres wynosi jednak 30 dni, z wyjątkiem lutego — wtedy zawieszenie trwa odpowiednio 28 lub 29 dni, zgodnie z długością miesiąca.
Formalności przed zawieszeniem
Procedura zawieszenia nie należy do skomplikowanych i zazwyczaj przebiega sprawnie. Należy złożyć odpowiedni wniosek w urzędzie gminy lub wypełnić formularz online i przesłać go elektronicznie przez CEIDG.
Warto wcześniej uporządkować sprawy firmowe: rozwiązać umowy z kontrahentami, poinformować partnerów handlowych o planach zawieszenia oraz zakończyć bieżące zlecenia. Umowy o dzieło, zlecenia czy umowy agencyjne nie muszą zostać zerwane, ponieważ w myśl przepisów osoby świadczące pracę na podstawie tych umów nie są pracownikami w rozumieniu prawa pracy.
Trzeba pamiętać, że zawieszenie można rozpocząć dowolnego dnia, jednak jeśli zrobimy to w trakcie okresu rozliczeniowego, konieczne staje się proporcjonalne opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne za tę część miesiąca. Przy zawieszeniu należy również dokonać wyrejestrowania zarówno siebie, jak i pracowników z ubezpieczenia społecznego w ZUS.
Ograniczenia wynikające z zawieszenia
Podstawowym ograniczeniem jest to, że w okresie zawieszenia nie można zawierać nowych umów ani wykonywać czynności objętych zakresem działalności. Przedsiębiorca traci w tym czasie możliwość osiągania przychodów, natomiast nie zawieszeniu nie ulegają zobowiązania wynikające z zawartych wcześniej umów leasingowych czy kredytów dla firm.
Należy również pamiętać, że w okresie zawieszenia wciąż mogą narastać należności z tytułu wynajmu biura, mediów lub innych stałych opłat. Jeśli firma posiada księgowość zewnętrzną, często opłaty za prowadzenie ksiąg również pozostają aktywne, chyba że umowa została wcześniej rozwiązana.
Korzyści finansowe z zawieszenia
Główną zaletą zawieszenia działalności są oszczędności. W okresie zawieszenia właściciel nie ma obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy, ponieważ nie osiąga przychodów. Nie trzeba składać deklaracji VAT, co również upraszcza formalności i odciąża czas przedsiębiorcy.
Ważną korzyścią jest możliwość rezygnacji z opłacania składek ZUS — składki emerytalne i rentowe w okresie zawieszenia są dobrowolne. Można je jednak kontynuować, jeśli zależy nam na zachowaniu ciągłości ubezpieczenia i stażu pracy.
W okresie zawieszenia przedsiębiorca może przyjmować należności za zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia, co pozwala na rozliczenie wcześniejszych faktur i zleceń. Możliwe jest również rozwiązywanie umów zawartych przed zawieszeniem, co ułatwia ostateczne zamknięcie spraw.
Dla kogo zawieszenie jest najlepszym rozwiązaniem
Zawieszenie działalności szczególnie opłaca się dla przedsiębiorców świadczących usługi sezonowe — na przykład związanych z turystyką, ogrodnictwem czy organizacją eventów. Pozwala uniknąć kosztów w miesiącach bez zleceń, jednocześnie zachowując firmę w systemie CEIDG.
Dla osób, które planują czasowe wycofanie z rynku ze względów zdrowotnych, rodzinnych lub edukacyjnych, zawieszenie może być tańsze niż formalne zamknięcie i ponowne otwarcie działalności w przyszłości.
Warto również rozważyć to rozwiązanie, jeśli prowadzimy działalność równolegle z etatem i chcemy przetestować, czy w dłuższej perspektywie opłaca się nam pozostać samozatrudnionym. Zawieszenie daje przestrzeń do przemyślenia dalszych planów biznesowych bez definitywnego zamykania firmy.
