Koszty uzyskania przychodów to termin, który dla wielu z nas jest czarną magią, chociaż niektórym słusznie kojarzy się z podatkami. Czym konkretnie są koszty uzyskania przychodów? Co się do nich zalicza, a co nie? Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów?
- Czym są koszty uzyskania przychodów?
- Co wlicza się do kosztów uzyskania przychodów?
- Co nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów?
- Koszty uzyskania przychodów a dokumentacja
Czym są koszty uzyskania przychodów?
Mówiąc ogólnie, koszty uzyskania przychodów to wydatki, jakie są ponoszone w ramach prowadzenia działalności lub świadczenia stosunku pracy w celu uzyskania przychodu. O te koszty zmniejsza się przychód otrzymując tym samym dochód. Po odliczeniach staje się on podstawą opodatkowania odpowiednim podatkiem, czyli dochodowym.
Co wlicza się do kosztów uzyskania przychodów?
Nie wszystko można wliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Prawo podatkowe nie reguluje w ściśle określony sposób rzeczy czy usług, które można odliczyć. Najczęściej jednak do takich kosztów zalicza się zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, usługi księgowe, wydatki ponoszone na korzystanie z samochodu firmowego, opłaty za użytkowanie i wyposażenie lokalu, Internet, telefon itp., ale nie tylko. Odliczyć można również koszty pieczęci firmowej, domeny internetowej, sprzętu komputerowego, a także odpisy amortyzacyjne od środków trwałych.
Co nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów?
Ustawa o podatku dochodowym konkretnie natomiast określa, co nie może zostać wliczone do kosztów uzyskania przychodu. Lista ta jest dosyć pokaźna. Jest na niej między innymi nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, ulepszanie środków trwałych, odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego, straty w środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych, odpisy i wpłaty na fundusze podatnika, odsetki od własnego kapitału, wydatki na spłatę pożyczek czy kredytów, darowizny, koszty egzekucyjne, grzywny, wierzytelności, odsetki za zwłokę, kary umowne, odszkodowania, koszty reprezentacji, składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, wartość diet z tytułu podróży służbowych itd.
Koszty uzyskania przychodów a dokumentacja
Wszelkie koszty uzyskania przychodów powinny być właściwie udokumentowane. Jest to określone w rozporządzeniu odnośnie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów. Dokumenty, jakie mogą potwierdzać poniesione koszty to: faktury VAT, VAT RR, VAT MP, faktury korygujące, noty korygujące, rachunki, dokumenty celne, noty księgowe, dowody opłat pocztowych i bankowych, a także inne dokumenty potwierdzające płatności. Dokumenty te powinny być sporządzone w języku polskim. Jeżeli natomiast chodzi o walutę, może być ona inna niż polska, jednak należy przeliczyć ją na złotówki.
Bywa, że można posłużyć się dowodami wewnętrznymi, czyli takimi, jakie przedsiębiorca sam udokumentuje. Mogą one jednak dotyczyć konkretnych kosztów. Wymienia się w tym przypadku między innymi zakupu od producenta lub hodowcy nieprzerobionych produktów roślinnych i zwierzęcych, zakupu surowców roślin zielarskich, wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy czy hodowli itd.
