Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę otrzymuje po jej rozwiązaniu dokument potwierdzający przebieg zatrudnienia. Świadectwo pracy należy przechowywać w bezpiecznym miejscu przez wiele lat — może okazać się niezbędne nawet w momencie przejścia na emeryturę. Podczas przeprowadzek lub zmian życiowych dokument ten może jednak ulec zagubieniu.
- Czym jest świadectwo pracy?
- Co zrobić w przypadku zgubienia świadectwa pracy?
- Kiedy może nam się przydać świadectwo pracy?
Definicja i zawartość dokumentu
Świadectwo pracy to oficjalny dokument wystawiany przez pracodawcę w chwili rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Jego rola polega na formalnym potwierdzeniu wykonywania obowiązków w ramach zawartej umowy oraz na dostarczeniu szczegółowych informacji umożliwiających rekonstrukcję całego przebiegu zatrudnienia.
Pracodawca zobowiązany jest umieścić w świadectwie pracy następujące elementy:
- pełny okres zatrudnienia z oznaczeniem dat rozpoczęcia i zakończenia współpracy
- wymiar czasu pracy z precyzyjnym wskazaniem czy była to praca w pełnym czy częściowym wymiarze
- nazwy wszystkich zajmowanych stanowisk lub opis charakteru wykonywanych zadań wraz ze zmianami organizacyjnymi występującymi w trakcie trwania umowy
- dokładną liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanych podczas zatrudnienia oraz informację o ewentualnym urlopie zaległym
- tryb rozwiązania stosunku pracy lub przyczynę jego wygaśnięcia z dokładnym wskazaniem podstawy prawnej oraz informacją o inicjatorze rozwiązania umowy
- szczegółowe okresy korzystania z urlopu bezpłatnego z datami jego rozpoczęcia i zakończenia
- informacje o wykorzystaniu urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego oraz wychowawczego z podziałem na poszczególne rodzaje i okresy ich trwania
- liczbę dni za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe oraz liczbę dni objętych zasiłkiem chorobowym
- dane dotyczące zwolnień na opiekę nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy
- okres za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia
- czas odbywania czynnej służby wojskowej przypadający w okresie zatrudnienia
- okresy nieskładkowe takie jak np. urlop wychowawczy występujące w czasie zatrudnienia objętego świadectwem
- okresy wykonywania pracy w warunkach szczególnych lub szkodliwych dla zdrowia uprawniających do wcześniejszego przejścia na emeryturę
W dokumencie mogą się dodatkowo znaleźć informacje których uwzględnienia zażądał pracownik — przykładowo zdobyte kwalifikacje, ukończone szkolenia branżowe czy informacje o otrzymanych wyróżnieniach i nagrodach służbowych.
Procedura odzyskania utraconego dokumentu
Najbardziej bezpośrednim rozwiązaniem jest skierowanie do pracodawcy pisemnej prośby o wydanie duplikatu świadectwa pracy. Przepisy nie określają ściśle terminu w jakim pracodawca musi wystawić duplikat — mowa jest jedynie o „niezwłocznym” jego wydaniu. W praktyce oznacza to zwykle kilka dni roboczych więc warto złożyć wniosek z odpowiednim wyprzedzeniem jeśli potrzebujemy dokumentu na konkretną datę.
Postępowanie w przypadku zlikwidowanego pracodawcy
Sytuacja komplikuje się gdy firma w której byliśmy zatrudnieni przestała istnieć i brak jest podmiotu mogącego wystawić duplikat. W takim przypadku pomocny staje się ZUS — instytucja ta udostępnia informacje wskazujące gdzie obecnie znajdują się archiwalne dokumenty zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi ewidencję następców prawnych zlikwidowanych podmiotów oraz wskazuje jednostki odpowiedzialne za archiwizację.
Okres przechowywania dokumentacji
Akta osobowe w tym świadectwo pracy podlegają obowiązkowi przechowywania przez okres określony przepisami który wynosi pięćdziesiąt lat od momentu ustania stosunku pracy. Dopiero po upływie tego czasu mogą zostać zniszczone zgodnie z procedurą archiwizacyjną. Tak długi okres archiwizacji wynika z konieczności zabezpieczenia praw pracowniczych i emerytalnych których dochodzenie może nastąpić nawet kilkadziesiąt lat po zakończeniu współpracy.
Sytuacje wymagające okazania świadectwa
Biorąc pod uwagę pięćdziesięcioletni okres przechowywania świadectwa pracy w archiwach jasne staje się że jest to dokument o charakterze wieloletnim o znaczeniu strategicznym dla przebiegu kariery zawodowej. W jakich konkretnych okolicznościach może okazać się niezbędny?
Wnioskowanie o świadczenia socjalne
Świadectwo pracy stanowi niezbędny załącznik przy ubieganiu się o różnego rodzaju świadczenia takie jak np. zasiłek dla bezrobotnych lub świadczenie emerytalne. Urzędy pracy oraz instytucje ubezpieczeniowe weryfikują na jego podstawie staż zatrudnienia wysokość odprowadzanych składek oraz okresy nieskładkowe mające bezpośredni wpływ na wysokość przyznawanych świadczeń.
Podjęcie nowej pracy
Także podczas podejmowania zatrudnienia u nowego pracodawcy zobowiązani jesteśmy do przedstawienia świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Na ich podstawie nowy pracodawca ustala wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego określa staż pracy w celach płacowych oraz weryfikuje ewentualne okresy wypowiedzenia. Bez świadectwa pracy niemożliwe jest również prawidłowe rozliczenie składek ZUS w nowym miejscu zatrudnienia.
Procedury kredytowe i administracyjne
W niektórych sytuacjach świadectwo pracy może być wymagane przez instytucje finansowe przy rozpatrywaniu wniosków o produkty kredytowe (np. przy ubieganiu się o kredyt mieszkaniowy) a także w sprawach administracyjnych wymagających potwierdzenia ciągłości zatrudnienia i udokumentowania wysokości wcześniejszych dochodów.
