Czym jest projektowanie dedykowanych rozwiązań IT i kiedy wybrać tę opcję
Projektowanie systemów IT to proces tworzenia oprogramowania dopasowanego do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Chodzi o aplikacje i programy usprawniające wybrane procesy, umożliwiające ich automatyzację. Funkcje takiego rozwiązania zależą bezpośrednio od charakteru działalności oraz konkretnych wymagań firmy.
Systemy IT projektowane na zlecenie powinny być w pełni dopasowane do potrzeb organizacji. Dlatego zawsze należy zacząć od przeprowadzenia audytu w przedsiębiorstwie, przeanalizowania niezbędnych narzędzi oraz sprecyzowania wymagań. W trakcie tworzenia takiego programu często konieczne jest nanoszenie poprawek, zmian — stała kontrola zaplanowanych działań to podstawa. Na etapie analizy przedsiębiorstwa warto też oszacować koszty organizacyjne związane z wdrożeniem nowego systemu, bo samo oprogramowanie to nie jedyny wydatek — trzeba uwzględnić także przeszkolenie zespołu i przestój w pracy podczas migracji.
Projektowanie systemów IT to zadanie dla specjalistów, nierzadko całego zespołu złożonego z ekspertów z poszczególnych obszarów. Dlatego zwykle nie wystarczy zatrudnienie jednego informatyka, który stworzy dla Ciebie taki system. Zleca się to zadanie zewnętrznym firmom, zapewniającym usługi kompleksowe.
Zamiast dedykowanego systemu IT możesz kupić gotowe oprogramowanie, które zwykle jest znacznie tańsze. Tylko czy to faktycznie będzie oszczędność? To zależy. Jeśli Twoje wymagania są uniwersalne, może się okazać, że to wystarczy. Czasami istnieje też możliwość konfiguracji systemu, aby w większym stopniu dopasować go do swoich potrzeb. Tylko że za to trzeba dopłacić. Gdy tych zmian jest więcej, okazuje się to nieopłacalne. Najlepiej jest skonfrontować koszt obu rozwiązań i zastanowić się, w jakim stopniu możesz zainwestować w nowoczesne rozwiązania dla swojej firmy.
Jak wybrać firmę zajmującą się tworzeniem oprogramowania
Jak już pisaliśmy, zatrudnianie programistów czy stworzenie działu IT może być za mało. Projektowanie systemów informatycznych lepiej jest zlecić specjalistom. Jak ich wybrać? Przede wszystkim kieruj się ich doświadczeniem, portfolio zrealizowanych projektów. Jeśli mają się czym pochwalić, z pewnością zrobią to na swojej stronie internetowej.
Inną istotną kwestią jest zakres oferowanych usług. Stworzenie dedykowanego systemu to dopiero pierwszy krok. Następnie należy go wdrożyć, przetestować, przeszkolić pracowników, którzy będą z niego korzystać. Niezbędne jest jego administrowanie, aktualizowanie, konfiguracja ustawień, a także natychmiastowa reakcja na wszelkie nieprawidłowości, błędy użytkowników.
Najlepiej jest wybrać taką firmę, która ma to wszystko w swojej ofercie, a przy okazji zapewnia outsourcing IT. Dzięki temu Ty nie będziesz musiał się już martwić o konfigurację sieci czy tworzenie dokumentacji zmian, a na samą myśl o zarządzaniu kontami nie będziesz mieć drgawek.
Weryfikacja kompetencji wykonawcy
Sprawdź referencje od wcześniejszych klientów, zwłaszcza z Twojej branży. Jeśli firma ma doświadczenie w projektowaniu systemów dla podobnych przedsiębiorstw, lepiej rozumie specyfikę Twoich procesów — nie musisz od zera tłumaczyć kontekstu biznesowego. Zwróć też uwagę na technologie, w których pracują — wybierz takie, które są popularne i mają długoterminowe wsparcie, abyś nie został z przestarzałym narzędziem po kilku latach.
Model współpracy i dokumentacja
Zapytaj, w jaki sposób firma zarządza projektem. Najlepsze firmy stosują metodyki zwinne (Agile, Scrum), które pozwalają na bieżąco wprowadzać poprawki i reagować na zmieniające się wymagania. Upewnij się, że w umowie przewidziano etapy kontrolne i kamienie milowe, które pozwolą Ci na regularny przegląd postępów. Wymagaj przejrzystej dokumentacji technicznej i użytkowej — bez niej trudno będzie rozwijać system w przyszłości.
Wycena dedykowanego oprogramowania biznesowego
Musimy Cię rozczarować, ponieważ nie podamy konkretnych kwot. Nie dlatego, że nie chcemy, ale dlatego, że to zależy od zbyt wielu czynników. Możemy jedynie zasygnalizować, że koszt takiej usługi zaczyna się zwykle od kilku tysięcy złotych. To, co wpływa na ostateczną wycenę, to między innymi złożoność i wielkość oprogramowania, a także zakres oferty. Tak naprawdę, dopóki nie przedstawisz swoich potrzeb, wymagań, informacji na temat wielkości samej firmy (m.in. ilości pracowników), firma IT nie będzie w stanie dokonać wyceny. Koszt projektowania IT jest kwestią bardzo elastyczną — podobne oprogramowanie dla dwóch różnych firm może się znacznie różnić cenowo.
Główne składniki kosztów
- Analiza wymagań i audyt procesów biznesowych
- Projektowanie architektury systemu i interfejsu użytkownika
- Programowanie (frontend, backend, integracje z istniejącymi narzędziami)
- Testy funkcjonalne, wydajnościowe i bezpieczeństwa
- Wdrożenie i migracja danych z dotychczasowych systemów
- Szkolenia dla użytkowników końcowych i administratorów
- Wsparcie techniczne i utrzymanie systemu (często jako osobna umowa)
Porównanie z gotowymi rozwiązaniami
Gotowe oprogramowanie typu SaaS (Software as a Service) kosztuje zwykle od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie, w zależności od liczby użytkowników. Licencje dla standardowych systemów CRM, ERP czy magazynowych wynoszą od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie. Jeśli jednak Twoje procesy są unikalne albo planowane na długi okres, dedykowany system może okazać się tańszy w perspektywie kilku lat — nie płacisz za funkcje, których nie używasz, a koszty utrzymania są niższe niż suma abonamentów za wiele gotowych narzędzi.
Ukryte koszty gotowych systemów
Pozornie tanie gotowe oprogramowanie często wymaga dodatkowych modułów, które sprzedawane są osobno. Jeśli potrzebujesz integracji z innym narzędziem, zapłacisz ekstra. Gdy wykupisz więcej kont użytkowników niż w podstawowym pakiecie — znowu dopłata. Niektóre systemy pobierają też prowizję od wartości transakcji lub limitują liczbę operacji miesięcznie. Po zsumowaniu wszystkich tych dodatkowych opłat przez kilka lat koszt może przewyższyć inwestycję w rozwiązanie szyte na miarę, zwłaszcza w dynamicznie rozwijającej się firmie.
