wydatki związane z zatrudnieniem: różnice między formami współpracy
Wydatki ponoszone przez firmę w związku z zatrudnieniem osoby wykonującej pracę zależą od kilku czynników. Najważniejszy z nich to rodzaj zawartej umowy. Różnica między umową o pracę a umowami cywilnoprawnymi (zlecenie, dzieło) jest fundamentalna zarówno pod względem obowiązków pracodawcy, jak i wysokości ponoszonych kosztów.
- Rzeczywiste wydatki na pracownika
- Wydatki na etat
- Wydatki na umowę zlecenia
- Wydatki na umowę o dzieło
rzeczywiste wydatki na pracownika
Pytanie o konkretną kwotę nie ma jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ koszty zatrudnienia różnią się w zależności od wielu zmiennych. Nie sposób podać uniwersalnej kwoty, która odpowiadałaby wszystkim sytuacjom. W różnych branżach i na odmiennych stanowiskach stawki wynagrodzenia znacząco się różnią. Wypłata pensji najczęściej nie stanowi jedynego wydatku po stronie podmiotu zatrudniającego. Zatrudnienie wiąże się z koniecznością odprowadzania składek do systemu ubezpieczeń społecznych. Konkretne rozwiązania zależą od rodzaju umowy, na podstawie której osoba świadczy pracę.
Oprócz bezpośrednich kosztów płacowych podmiot zatrudniający ponosi również koszty administracyjne związane z obsługą kadrowo-płacową, koszty stanowiska pracy (sprzęt, oprogramowanie, miejsce) oraz ewentualne świadczenia pozapłacowe. Skala tych wydatków bywa różna i zależy od specyfiki działalności oraz polityki personalnej firmy.
wydatki na etat
Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę generuje po stronie pracodawcy koszty obejmujące nie tylko wynagrodzenie brutto, lecz także pakiet składek ZUS. Część składek jest potrącana z wynagrodzenia pracownika (emerytalna 9,76%, rentowa 1,5%, chorobowa 2,45%), natomiast dodatkowe obciążenia finansuje pracodawca ze swoich środków. Po zsumowaniu wydatków na ubezpieczenie emerytalne (9,76%), rentowe (6,5%), wypadkowe (zależne od rodzaju działalności, przeciętnie 1,67%), Fundusz Pracy (2,45%) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,1%) okazuje się, że pracodawca ponosi dodatkowy koszt w wysokości około 20% kwoty brutto.
przykład kalkulacji kosztów przy minimalnym wynagrodzeniu
Przykład: przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym 2250 zł brutto (dane z 2019 roku) pracodawca ponosi dodatkowe obciążenie w wysokości 460,81 zł z tytułu wszystkich wymienionych składek. Łączny miesięczny koszt zatrudnienia jednego pracownika na płacy minimalnej wynosi zatem 2710,81 zł.
Warto zauważyć, że przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca ponosi podobne obciążenia z tytułu własnych składek ubezpieczeniowych, co wpływa na decyzję o formie zatrudnienia dodatkowych osób.
dodatkowe obowiązki wynikające z kodeksu pracy
Umowa o pracę wiąże się również z obowiązkiem zapewnienia:
- płatnego urlopu wypoczynkowego (minimum 20 dni rocznie dla osób zatrudnionych poniżej 10 lat)
- ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
- wynagrodzenia chorobowego (80% podstawy za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku)
- odprawy w razie zwolnienia z przyczyn leżących po stronie pracodawcy
- bhp i badań lekarskich pracownika
Te elementy dodatkowo zwiększają realne koszty zatrudnienia na etacie w porównaniu do umów cywilnoprawnych.
wydatki na umowę zlecenia
Inaczej wygląda sprawa w przypadku zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną. Ten typ współpracy stosuje się zazwyczaj wtedy, gdy zlecający potrzebuje kogoś do wykonania określonej pracy, ale nie zamierza nawiązywać stosunku pracowniczego regulowanego Kodeksem pracy. Podstawę prawną stanowią przepisy Kodeksu cywilnego. Wyróżnia się dwa rodzaje takich umów: zlecenie oraz dzieło.
W przypadku umowy zlecenia obowiązuje minimalna stawka godzinowa. Oznacza to, że wynagrodzenie osoby zatrudnionej może być wyższe, ale nie może spaść poniżej 14,70 zł brutto za godzinę (dane z 2019 roku).
obowiązek odprowadzania składek — kiedy występuje
Kwestia składek ZUS wymaga szczególnej uwagi. Istnieją dwie sytuacje, w których nie ma obowiązku ich opłacania:
- zatrudnionym jest student do 26. roku życia
- osoba zatrudniona pracuje dodatkowo w innej firmie, gdzie otrzymuje wynagrodzenie nie niższe od minimalnego
W tych dwóch przypadkach jedynym kosztem ponoszonym przez zlecającego jest samo wynagrodzenie brutto. We wszystkich pozostałych sytuacjach składki ZUS należy opłacać analogicznie jak przy umowie o pracę. Oznacza to, że zleceniobiorca podlegający ubezpieczeniom generuje dla zlecającego podobny koszt dodatkowy — około 20% wartości wynagrodzenia brutto.
elastyczność umowy zlecenia w praktyce
Umowa zlecenia daje większą swobodę w zakresie czasu pracy i sposobu wykonywania zadań. Zleceniobiorca nie musi stosować się do sztywnego harmonogramu, nie przysługuje mu urlop wypoczynkowy ani wynagrodzenie za czas choroby (chyba że strony tak ustalą). Rozwiązanie umowy następuje na warunkach uzgodnionych przez strony — bez konieczności zachowania okresów wypowiedzenia charakterystycznych dla stosunku pracy.
wydatki na umowę o dzieło
W przypadku umowy o dzieło sprawa przedstawia się odmiennie, ponieważ nie ma obowiązku odprowadzania składek do ZUS. Oznacza to, że jedynym kosztem ponoszonym przez zlecającego jest uzgodnione wynagrodzenie osoby wykonującej dzieło. Płaci się wyłącznie tyle, na ile strony się umówiły — bez dodatkowych obciążeń z tytułu ubezpieczeń społecznych czy funduszy celowych.
czym różni się dzieło od zlecenia
Podstawowa różnica polega na tym, że umowa o dzieło dotyczy konkretnego rezultatu (dzieła), a nie samego procesu pracy. Przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania określonego dzieła (np. napisania artykułu, stworzenia projektu graficznego, naprawy urządzenia), a wynagrodzenie uzależnione jest od osiągnięcia tego rezultatu.
Zamawiający nie ponosi żadnych obciążeń dodatkowych — nie płaci składek ZUS, nie musi organizować stanowiska pracy ani zapewniać narzędzi (chyba że umowa stanowi inaczej). To sprawia, że umowa o dzieło jest najtańszą formą współpracy dla podmiotu zlecającego.
kiedy warto wybrać umowę o dzieło
Umowa o dzieło sprawdza się szczególnie w sytuacjach jednorazowych lub projektowych — kiedy potrzebny jest konkretny efekt w określonym czasie, bez konieczności stałej współpracy. Jest to rozwiązanie popularne w branżach kreatywnych, IT, remontowo-budowlanych oraz przy zatrudnianiu freelancerów do realizacji krótkoterminowych zadań.
Wybór tej formy współpracy musi być jednak uzasadniony charakterem pracy — inspektorzy ZUS mogą zakwestionować umowę o dzieło, jeśli w praktyce przypomina ona świadczenie pracy w sposób ciągły i podporządkowany, typowy dla stosunku pracy lub zlecenia.
