Niewykorzystany urlop z roku poprzedniego
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownicy muszą do końca września bieżącego roku wykorzystać zaległe dni urlopowe z roku poprzedniego. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o niepojawieniu się w pracy — każdorazowo musi uzyskać zgodę od pracodawcy na termin wolnego.
Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego do 30 września kolejnego roku kalendarzowego może skutkować karą grzywny dla przedsiębiorcy sięgającą nawet 30 000 zł. Jest to wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym, które Państwowa Inspekcja Pracy traktuje poważnie. Pracownik musi wybrać zaległy urlop, pracodawca musi mu go udzielić, ale najpierw razem muszą zgodnie ustalić jego termin.
Przymusowy urlop z decyzji pracodawcy
Aby uniknąć konsekwencji prawnych i finansowych, pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop w terminie jemu odpowiadającym. W przypadku urlopu zaległego przedsiębiorca nie musi uzgadniać ze swoim podwładnym terminu — ma w tej kwestii znacznie szersze uprawnienia niż przy planowaniu urlopu bieżącego.
Przepisy jasno określają, że można wysłać pracownika na obowiązkowe wolne, nawet jeśli ten nie wyraża na to zgody. Pracodawca musi jedynie poinformować zatrudnionego o planowanym terminie z odpowiednim wyprzedzeniem, co umożliwia organizację spraw prywatnych, choć nie daje prawa weta.
W praktyce oznacza to, że pracownik otrzymuje pisemną informację o terminie zaległego urlopu z kilkudniowym lub kilkunastodniowym wyprzedzeniem. Taka sytuacja budzi opór wielu zatrudnionych, ale ma solidne podstawy prawne — pracodawca chroni w ten sposób zarówno siebie przed sankcjami, jak i pracownika przed utratą przysługującego mu odpoczynku.
Możliwość przesunięcia zaległego urlopu
Co zrobić, gdy pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu? Czy może się dogadać z pracodawcą? Jeśli zostanie złożony jasno określony, pisemny wniosek o przesunięcie urlopu, pracodawca może wyrazić na to zgodę — wtedy nie ryzykuje sankcjami finansowymi za niedostosowanie się do przepisów.
Wielu pracowników zastanawia się również, czy może zostać im przyznany ekwiwalent pieniężny za zaległy urlop. Ten przysługuje jednak wyłącznie w sytuacji wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę. W trakcie trwania stosunku pracy wypłata ekwiwalentu za niewykorzystane dni wolne jest niedopuszczalna — urlop musi być faktycznie wybrany.
Decyzja o przesunięciu zaległego urlopu wymaga pisemnego porozumienia obu stron. Pracodawca, który wyraża zgodę na taki wniosek, musi jednocześnie udokumentować uzasadnienie takiego działania — najczęściej są to trudności organizacyjne po stronie pracownika lub urlopy rodzicielskie i inne okoliczności uniemożliwiające wykorzystanie wolnego w przewidzianym terminie.
Nowe przepisy dotyczące urlopu zaległego
W 2019 roku zaczną obowiązywać zmiany w Kodeksie Pracy. Jedno z najważniejszych postanowień dotyczy zaległego urlopu — będzie można go wykorzystać nie do 30 września, jak dotychczas, lecz do końca pierwszego kwartału następnego roku. W innym wypadku dni wolne przepadną. Ma to zapobiec „kolekcjonowaniu” urlopu przez pracowników, którzy odkładają wolne na kolejne lata.
Przesunięcia będzie można dokonać tylko w wyjątkowych okolicznościach, a i wtedy dni wolne powinny podlegać szybkiemu wykorzystaniu. Przepisy nie precyzują wprost, co oznacza „wyjątkowa okoliczność”, ale wykładnia wskazuje na sytuacje zdrowotne, losowe lub organizacyjne leżące poza kontrolą pracownika.
Zmiany, których możemy się spodziewać na początku przyszłego roku mają zwiększyć uprawnienia kierownicze pracodawcy. Sytuacje, w których pracownik odmawia wykorzystania urlopu za poprzedni rok kalendarzowy nie będą już tak często miały miejsca — automatyczne przepadanie dni wolnych stanie się realną konsekwencją braku działania. Rozwiązanie to ma również zapobiec sytuacjom, w których przedsiębiorcy zmuszeni są wypłacać ekwiwalenty za lata niewykorzystanego urlopu w momencie rozwiązania umowy, co generuje niespodziewane obciążenia finansowe.
