Prowadzisz własną działalność i samodzielnie zajmujesz się częścią spraw księgowych? Podstawową rzeczą, o której musisz wiedzieć, jest to, jak prawidłowo wystawiać fakturę i ile masz na to czasu. Dlatego mamy dla Ciebie kilka wskazówek.
Obowiązek wystawiania faktur
Bez względu na to, czy Twoja działalność została zarejestrowana w Centralnej Ewidencji Informacji i Działalności Gospodarczej, czy nie, masz obowiązek wystawienia faktury za dokonane usługi czy sprzedane produkty. Wszystko zależy jednak od tego, czy jesteś podatnikiem czynnym czy zwolnionym.
Aby zostać czynnym podatnikiem VAT, należy zgłosić rejestrację VAT-R. Musisz wtedy rozliczać VAT oraz dopełniać wszelkich innych formalności związanych z tym obowiązkiem. Natomiast podatnikiem zwolnionym możesz zostać wtedy, gdy Twoje obroty nie przekraczają w ciągu roku 150 tys. zł lub jeśli Twoja działalność została wymieniona w ustawie o VAT jako taka, która może zostać zwolniona z rozliczania podatku od towarów i usług.
Jeszcze do 2013 roku tylko podatnicy czynni mieli obowiązek wystawiania faktur, natomiast ci zwolnieni nie mogli tego dokonywać. Obecnie druga grupa podatników ma już taką możliwość, choć nie musi z niej korzystać. Podatnicy czynni nadal pozostają w takiej samej sytuacji. Trzeba jednak pamiętać o tym, że jeśli klient poprosi o wystawienie faktury, trzeba to zrobić niezależnie od statusu podatnika.
Warto zaznaczyć, że obowiązki formalne nie kończą się na samym wystawieniu dokumentu. Przedsiębiorcy objęci systemem VAT muszą również dbać o terminowe składanie deklaracji podatkowych, a w przypadku niektórych branż konieczne może być stosowanie kasy fiskalnej do rejestracji sprzedaży.
Jak wypełnić fakturę
Aby faktura mogła zostać uznana za prawidłową (i co za tym idzie – w pełni legalną), musi zawierać elementy określone w ustawie o VAT. O czym nie można zapomnieć? Przede wszystkim o numerze faktury i dacie jej wystawienia. W sytuacji, gdy data dokonania lub zakończenia wykonywania usługi/dostawy towarów jest inna niż data wystawienia faktury, trzeba to uwzględnić na dokumencie.
Następnie na tym dokumencie muszą zostać uwzględnione dane dotyczące sprzedawcy oraz nabywcy (imiona i nazwiska lub nazwa firmy, adresy oraz numery NIP). Kolejna część dotyczy samego produktu lub usługi. Trzeba podać jego nazwę, ilość towaru lub zakres usług, cenę netto, kwotę rabatów oraz łączną wartość netto. Ponadto podaje się stawkę podatku oraz kwotę należności ogółem.
Rodzaje faktur i ich specyfika
Można wyróżnić faktury zaliczkowe, końcowe oraz korygujące. W zależności od tego, jaki jest ich rodzaj, lista obowiązkowych do uwzględnienia elementów różni się znacząco.
Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie przedpłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Wymaga ona podania kwoty otrzymanej zaliczki oraz stawki VAT właściwej dla planowanej transakcji. Faktura końcowa rozlicza całość transakcji i musi zawierać odniesienie do wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych, jeśli takie wystąpiły.
W przypadku dokumentu korygującego niezmiernie ważne jest zaznaczenie, że jest to korekta oraz podanie przyczyny jej wystawienia. Korekta powinna zawierać numer i datę faktury pierwotnej, wartości przed i po korekcie, a także uzasadnienie wprowadzonych zmian — może to być błąd rachunkowy, zmiana ilości towaru, udzielenie rabatu lub zwrot towaru.
Terminy wystawienia faktury
W większości przypadków firma ma obowiązek wystawienia faktury do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Jest jednak kilka wyjątków, o których trzeba pamiętać.
Branża budowlana
Pierwszy z nich dotyczy branży budowlanej oraz budowlano-montażowej. Wtedy dokument ten powinien zostać wykonany do 30. dnia od dnia zakończenia prac. Wydłużony termin uwzględnia specyfikę tych usług — często wieloetapowe projekty wymagają odbioru końcowego, protokołów przekazania oraz szczegółowego zestawienia wykonanych robót.
Sprzedaż książek i usługi drukarskie
Jeśli zakup dotyczył książek drukowanych, sprzedający może do 60. dnia od daty wydania towarów wydać fakturę. Gdy zamówiona usługa związana jest z drukowaniem, np. książek, broszur czy materiałów reklamowych, fakturę można wystawić do 90. dnia od wykonania tego zlecenia. Rozszerzone terminy wynikają z praktyki handlowej w tej branży, gdzie rozliczenia często następują po zakończeniu całego nakładu.
Usługi ciągłe
Nieco inaczej jest w przypadku dostawców energii elektrycznej i cieplnej oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu lub stałej obsługi prawnej. Wtedy na zleceniobiorcy ciąży obowiązek wystawienia faktury wraz z upływem terminu płatności wskazanego w umowie. Oznacza to, że faktura może pojawić się dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego określonego w kontrakcie — przykładowo po miesiącu świadczenia usług, jeśli taki cykl przewiduje umowa.
Podatnicy zwolnieni z VAT
Jeśli należysz do grupy podatników zwolnionych, mniej formalności czeka Cię podczas wystawiania faktury. Wtedy też klient ma prawo w ciągu trzech miesięcy liczonych od dnia otrzymania towaru lub usługi zażądać wystawienia faktury z datą wsteczną. Przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma obowiązku stosowania sztywnych terminów i może elastycznie reagować na potrzeby kontrahentów, co upraszcza proces dokumentacji, szczególnie przy mniejszej skali działalności.
