Prowadzisz własną działalność i samodzielnie zajmujesz się częścią spraw księgowych? Podstawową rzeczą, o której musisz wiedzieć, jest to, jak prawidłowo wystawiać fakturę i ile masz na to czasu. Dlatego mamy dla Ciebie kilka wskazówek.
Kto musi wystawiać faktury?
Bez względu na to, czy Twoja działalność została zarejestrowana w Centralnej Ewidencji Informacji i Działalności Gospodarczej, czy nie, masz obowiązek wystawienia faktury za dokonane usługi czy sprzedane produkty. Jednak wszystko zależy jeszcze od tego, czy jesteś podatnikiem czynnym czy zwolnionym. Na czym polega różnica?
Aby zostać czynnym podatnikiem, należy zgłosić rejestrację VAT-R. Musisz wtedy rozliczać VAT oraz dopełniać wszelkich innych formalności. Natomiast podatnikiem zwolnionym możesz zostać wtedy, gdy Twoje obroty nie przekraczają w ciągu roku 150 tys. zł lub jeśli Twoja działalność została wymieniona w ustawie o VAT jako taka, która może zostać zwolniona z tego obowiązku.
Jeszcze do 2013 roku tylko podatnicy czynni mieli obowiązek wystawiania faktur, natomiast Ci zwolnieni nie mogli tego dokonywać. Obecnie druga grupa podatników ma już taką możliwość, choć nie musi z niej korzystać. Podatnicy czynni nadal pozostają w takiej samej sytuacji. Trzeba jednak pamiętać o tym, że jeśli klient poprosi o wystawienie faktury, trzeba to zrobić niezależnie od tego, jakiego rodzaju podatnikiem się jest.
Jak wypełnić fakturę?
Aby faktura mogła zostać uznana za prawidłową (i co za tym idzie – w pełni legalną), musi zawierać elementy określone w ustawie o VAT. O czym nie można zapomnieć? Przede wszystkim o numerze faktury i dacie jej wystawienia. W sytuacji, gdy data dokonania lub zakończenia wykonywania usługi/dostawy towarów jest inna, niż data wystawienia faktury, trzeba to uwzględnić.
Następnie na tym dokumencie muszą zostać uwzględnione dane dotyczące sprzedawcy oraz nabywcy (imiona i nazwiska/nazwa firmy, adresy oraz numery NIP). Kolejna część dotyczy samego produktu lub usługi. Trzeba podać jego nazwę, ilość towaru lub zakres usług, cenę netto, kwotę rabatów i łączną wartość netto. Ponadto podaje się stawkę podatku oraz kwotę należności ogółem.
Można wyróżnić też faktury zaliczkowe, końcowe oraz korygujące. W zależności od tego, jaki jest ich rodzaj, lista koniecznych do uwzględnienia elementów jest inna. Przykładowo, w przypadku dokumentu korygującego niezmiernie ważne jest zaznaczenie, że jest to korekta.
Do kiedy należy wystawić fakturę?
W większości przypadków firma ma obowiązek wystawienia faktury do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Jest jednak kilka wyjątków, o których trzeba pamiętać.
Pierwszy z nich dotyczy branży budowlanej oraz budowlano-montażowej. Wtedy dokument ten powinien zostać wykonany do 30. dnia od dnia zakończenia prac. Jeśli zakup dotyczył książek drukowanych, sprzedający może do 60. dnia od daty wydania towarów wydać fakturę.
Gdy zamówiona usługa związana jest z drukowaniem, np. książek, fakturę można wystawić do 90. dnia od wykonania tego zlecenia.
Nieco inaczej jest w przypadku dostawców energii elektrycznej i cieplnej oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu lub stałej obsługi prawnej. Wtedy na zleceniobiorcy ciąży obowiązek wystawienia faktury wraz z upływem terminu płatności.
Jeśli należysz do grupy podatników zwolnionych, mniej formalności czeka Cię podczas wystawiania faktury. Wtedy też klient ma prawo w ciągu trzech miesięcy liczonych od dnia otrzymania towaru lub usługi zażądać wystawienia faktury.
ktoś może napisać czym nalezy kierować się przy wyborze programu do fakturowania?